Kendi şirketiniz için politika ve prosedürler geliştirirken, öncelikle bu tür belgelerin örneklerini gözden geçirmeniz çok faydalı olabilir. Elbette, son sürümünüzün şirketinizin gerçek uygulamalarını yansıtması gerekir, ancak ilham almak için boş bir ekrandan başlamak yerine önceden var olan bir belgeyle başlamak yardımcı olabilir. Yeni bir politikayı uygulamadan önce, yürürlükteki federal, eyalet ve yerel yasalara uygunluk açısından şirketinizin hukuk müşaviri tarafından gözden geçirin. Burada verilen örnekler yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve yasal tavsiye niteliğinde değildir.
Örnek Katılım Politikası
Bir şirketin katılım politikası, kilit terimleri tanımlamalı, devamsızlıkları raporlama prosedürlerini belirtmeli ve uygulanabilir sonuçları detaylandırmalıdır.
İlgili Makaleler- Çalışan Gelişimi Yaklaşımları
- İşyerinde Demotivatörler
- Japon İş Kültürü
Örnek katılım politikası
Örnek Bordro Prosedürleri
Bu tür bir politikanın amacı, şirketin ödeme dönemini tanımlamak, ödeme tarihlerini belirlemek ve bordro vergileri ve çalışanların zamanlarını nasıl bildirmeleri gerektiği hakkında ayrıntılar sağlamaktır. Ayrıca, süslemelerin nasıl ele alındığını dahil etmeniz ve çalışanları vergi amaçlarıyla adreslerini güncel tutma yükümlülükleri konusunda bilgilendirmeniz önerilir.
Bordro işlemleri
Örnek Kredi Kartı Kullanım Politikası
Şirket kredi kartlarını çalışanlara verirseniz, kullanım yönergelerini özetleyen bir politikayı imzalamaları zorunludur.
Kredi kartı kullanım politikası
Kıyafet Kuralları Politikası
İşyeri giyimine ilişkin beklentileri belirten yazılı bir politika sağlamak iyi bir fikirdir. Burada sağlanan örnek politika, herhangi bir işyerinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere ayarlanabilmesine rağmen, geçici bir iş yaklaşımının ana hatlarını vermektedir.
İş gündelik kıyafet kuralları
İzin Politikaları
Şirketiniz ister ücretli izin (PTO) isterse hastalık izni ve tatil süresinin bir kombinasyonunu sunuyor olsun, kullanım prosedürlerini açıkça belirtmek önemlidir. Ek olarak, şirketiniz Aile Tıbbi İzin Yasası (FMLA) kapsamında sigortalı bir işverense, ayrıca yazılı bir FMLA politikasına sahip olmanız (ve buna uymanız) gerekir.
- Ücretli izin : Bu örnek politika, izinlerin nasıl kazanıldığı ve tahakkuk ettirildiği, tahakkuk edebilecek maksimum izin miktarı, biri şirketten ayrıldığında bunun nasıl ödeneceği ve izin zamanının nasıl planlanacağı konusunda net bir açıklama sağlar.
- Hastalık izni : Bu politika, çalışanların hastalık iznini nasıl kazanacağını ve hangi koşullarda kullanılabileceğini açık bir şekilde açıklar. Ayrıca hastalık izni alması gereken çalışanların işverene nasıl bildirimde bulunmaları gerektiği ve ne tür belgelerin sunulması gerektiği konusunda da ayrıntılar aktarılıyor.
- Tatil : Bu belge, tatil zamanına özel bir şirket politikası örneğidir. Uygunluk ve tahakkuk ile ilgili ayrıntıların yanı sıra politika kapsamında tahakkuk eden izin sürelerini kullanmak için onay isteme prosedürlerini sağlar.
- FMLA : Bu FMLA politikası, FMLA uygunluğu, eleme etkinlikleri, sertifikalandırma ve daha fazlasıyla ilgili bilgileri içerir. Sertifikasyon prosedürleriniz resmi belgelerin kullanımını gerektirmelidir.FMLA formlarıÇalışma Bakanlığı (DOL) aracılığıyla edinilebilir.
İşyeri Güvenliği Politikaları
Güvenlik, tüm çalışma ortamlarında önemlidir, ancak politika gereksinimleri, gerçekleştirilen işin türüyle ilişkili riskin niteliğine ve düzeyine göre büyük ölçüde değişiklik gösterir.
- İnşaat Güvenliği : Bu örnek, şantiyelere özel güvenlik ihtiyaçlarını ele almak için yazılmıştır.
- Sağlık Güvenliği : Bir sağlık kuruluşunun belgelerine nelerin dahil edilmesi gerektiğine dair bir fikir edinmek için Johns Hopkins Medicine tarafından kullanılan gerçek güvenlik politikalarını gözden geçirin.
- Ofis Güvenliği : Ofis ortamları en tehlikeli çalışma gereksinimleri olmasa da yine de riskler vardır. Bu örnek, bu tür bir iş yeri için yaygın güvenlik endişelerini ele almaktadır.
- sağlık & Güvenlik : Altyapı Sağlık ve Güvenlik Derneği (IHSA) tarafından sağlanan örnekler çok çeşitli çalışma ortamlarını kapsamaktadır.
- Araç Filosu Güvenliği ve Kullanımı : Bir sigorta şirketi tarafından sağlanan bu geniş poliçe, şirkete ait araçların kullanımını düzenler.
Uyuşturucu ve Alkol Politikaları
Şirketinizin madde bağımlılığı konusundaki tutumunu açıklayan ve herhangi bir uyuşturucu ve alkol testi prosedürünü tanımlayan bir politikaya sahip olmak önemlidir. Çalışanlarınızın tazminat sigortası sağlayıcınızın muhtemelen önerdiği veya talep ettiği standart bir uyuşturucu ve alkol politikası vardır. Değilse, bunlardan birini uygun bulabilirsiniz.
- Madde bağımlılığı : Bu politika, istihdam öncesi, nedene dayalı ve rastgele uyuşturucu ve alkol testi prosedürlerinin yanı sıra politika ihlallerine ilişkin yasaklar, prosedürler ve sonuçları detaylandırır.
- Uyuşturucusuz İşyeri : Bu örnek, şirketin itibarını etkileyebilecek görev dışı davranışlar ve kişiye reçete edilmeyen reçeteli ilaçların kullanımı gibi sorunları dahil ederek biraz daha ileri gider.
Not: Bu, yasal gereklilikler açısından hızla değişen bir alandır. Şunun farkında olmalısınız: OSHA kuralı 2016'da geçti Bu, işverenlerin kapsamlı, kaza sonrası uyuşturucu testi talep etme haklarını sınırlar. İşverenlerin tıbbi koşulları olan çalışanlar için uyuşturucu politikalarını uygulayamayacakları eyaletler olduğunu bilmek de önemlidir.
Personel Politikaları ve Prosedürleri
Herhangi bir şirketin, çalışan seçim sürecini yöneten belirli politika ve prosedürlere sahip olması önemlidir. Bu, adayların adil bir şekilde muamele görmesini ve şirketin Eşit İstihdam Fırsatı (EEO) gereklilikleriyle ilgili şikayette bulunmasını sağlamaya yardımcı olur.
- İstihdam Öncesi Prosedürler : Bu belge, başvuruların nasıl kabul edildiği gibi istihdam öncesi sürecin tüm yönlerini açıklamaktadır; muhtemel çalışanların sağlaması gereken bilgiler; mülakatların, geçmiş kontrollerinin, uyuşturucu testlerinin ve diğer istihdam öncesi taramaların nasıl yürütüldüğü; ve iş tekliflerinin nasıl yapıldığı.
- İşe Alım ve Seçme : Burada, iş ilanları (dahili/harici) ilan etme, özgeçmişleri veya başvuruları gözden geçirme, mülakat yapma, aday seçme ve pozisyon önerme gibi daha fazla çalışanı işe alma ihtiyacı belirlendikten sonra yapılması gerekenler için prosedürleri bulacaksınız.
- Dış İşe Alma Politikası : Dış adayları işe alma prosedürü, şirket içi terfilerle uğraşmakla aynı değildir. Bu örnek politika, bu işe alım yaklaşımının yapılandırılmış bir şekilde yönetilmesine yönelik bir yaklaşımı açıklamaktadır.
- Mülakat Yönergeleri : İşe alım yöneticilerinin görüşme yaparken kullanmasına yönelik bu genel bakış, adayları iş görevleri ve önceliklerine göre daraltmaktan görüşmeleri gerçekten planlamaya ve yürütmeye kadar görüşme sürecinin tüm yönlerini kapsar.
Yeni İşe Alma Politikaları ve Prosedürleri
Yeni işe alma sürecinin çeşitli aşamaları için yapılandırılmış bir sürecin uygulanması tavsiye edilir.
- Yeni kiralama : Bu örnek politika, İK ve yöneticilerin yeni bir işe alıma hazırlanırken ne yapmaları gerektiğini ve işe başladıkları ilk dönemde atmaları gereken adımları adım adım açıklamaktadır.
- Çalışan Oryantasyonu : Bu genel bakış, çalışan oryantasyonu için zaman çerçevesini ve sorumlulukları açıklar. Bu örnek çalışan oryantasyonunu ve yeni işe alım kontrol listesini belirli prosedürler olarak uyarlamayı düşünün.
- Yeni Çalışan Mentorluk Prosedürleri : Şirketinizin yeni ekip üyeleri için resmi bir mentorluk programı varsa, beklentileri ve yönergeleri özetleyen resmi bir prosedür belgesini bir araya getirmek faydalı olabilir. Başlamak için bu topluluk kolej örneğini inceleyin.
Teknoloji Ekipman Politikaları
İyi yazılmış bir politika, uyulması gereken belirli kuralları ve kimlerin bunlara uyması gerektiğini tanımlar. Çoğu durumda, tüm çalışanların yazılı politika ve prosedürleri izlemesi gerekir. Bazı politikalar yalnızca yönetici veya maaşlı çalışanlar için geçerlidir.
- Bilgisayar Kullanımı : Kurumsal Danışmanlar Derneği tarafından sağlanan bu bilgisayar kullanım politikası, temel kuralları özetleyen oldukça basit bir politika arıyorsanız faydalı olabilir.
- İnternet, E-posta ve Bilgisayar Kullanımı : Daha karmaşık bir teknoloji politikasını incelemek isterseniz, Texas Workforce Commission'dan alınan bu belge iyi bir örnektir.
- Sosyal medya : Modern iş dünyasında bir sosyal medya politikasına sahip olmak gerekiyor. Benimsediğiniz politika ne olursa olsun, bunlara uygun olmalıdır. Ulusal Çalışma İlişkileri Kurulu (NLRB) yönergeleri .
- Cep telefonları : Bu örnek cep telefonu/akıllı telefon politikası, işyerinde ve şirkete ait mobil cihazlarda kişisel cep telefonlarının kullanımına ilişkin rehberlik sunar.
- Telekomünikasyon : Bazı şirketler, diğer teknoloji tabanlı politikalardan ayrı bir telekomünikasyon politikası oluşturur. Bu, kuruluşunuzun ilgilendiği bir konuysa, Kaliforniya'daki bir üniversite tarafından kullanılan bu politikayı gözden geçirmeyi düşünün.
Yazılı Politikaların Temel Faydaları
Yazılı politikaların uygulanmasının işverenler için çeşitli faydaları vardır. En büyük avantajlardan biri, tutarsızlıktan kaçınmanızdır. Yazılı bir politika, yöneticilere ve denetçilere belirli çalışma durumlarını ele alma konusunda net talimatlar verir. Bir çalışan kronik olarak gecikirse, politika sonuçları açıklar.
Elbette, yazılı politikalara ve prosedürlere sahip olmak sadece bir başlangıçtır - denetçiler aslında bunları takip etmeli ve tutarlı bir şekilde uygulatmalıdır. Yöneticiler yazılı politikayı takip ettiğinde, bir yöneticinin gecikmiş bir çalışanı işten çıkarmasını ve diğer bir yöneticinin yalnızca gecikmiş çalışanı uyarmasını önleyebilirsiniz, bu da haksız veya ayrımcı bir ortam yaratabilir.
Politikalarınızı yazılı hale getirmek, çalışanların iyi durumda kalmaları için tam olarak ne yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlar. Bir politika el kitabını kullanmanın en iyi yollarından biri, yeni çalışanlara el kitabında yer alan politikaları okuduklarını ve bunlara uymayı kabul ettiklerini teyit eden bir beyan imzalatmaktır. Birisi politikalardan birini ihlal ederse, kusurlu çalışanın kuralları önceden bildiğine ve eylemlerinden sorumlu tutulması gerektiğine dair kanıtınız var.
Hukuki İncelemenin Önemi
Benimsediğiniz herhangi bir politikanın şirketinizdeki gerçek uygulamaları yansıtması gerektiğinden, çevrimiçi bulduğunuz örnek politika ve prosedürleri asla olduğu gibi kullanmayın. Ayrıca yürürlükteki tüm yasa ve yönetmeliklere uygun olmalıdırlar ve eyalet ve yerel uyumluluk gereksinimlerinde önemli farklılıklar olabilir. Politikaları ve prosedürleri tamamlamadan önce, ister bireysel belgeler olsun, ister bir çalışan el kitabı veya prosedür kılavuzu oluşturmak için birleştirilmiş olsun, her zaman iş kanununa özgü deneyime sahip lisanslı bir avukata danışmalısınız.
