Yaşam boyunca, çoğu insanın farklı durumlar için resmi mektuplar yazması gerekecektir. Bazen iş mektubu olarak da adlandırılan resmi bir mektubun kabul edilen formatı kesindir ve ciddiye alınmak için takip edilmelidir.
Örnek Resmi Mektup Nasıl Kullanılır
Bu düzenlenebilir resmi mektubu indirin.
Örnek mektubu kullanmak için resmin üzerine tıklayın. Bu noktada ya daha sonra kullanmak üzere bilgisayarınıza indirebilir ya da ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebilir ve kaydedip indirebilirsiniz. Mektubu indirmek için resme tıklayın ve yeni bir pencerede açılacaktır. Ardından bilgisayarınıza kaydetmek için indirme simgesine tıklayın.
İlgili Makaleler
- Bir Aileye Mektup Nasıl Doğru Adreslenir
- Örnek Talep Mektupları
- İş Mektubu Nasıl Yazılır
İndirmeden önce mektubu düzenlemek için:
- Resmin üzerine tıklayın.
- Düzenlemek istediğiniz alana tıklayın ve oradaki metni vurgulayın.
- Metni gerektiği gibi değiştirin.
Yazdırılabilir dosyayı indirmek için yardıma ihtiyacınız varsa, bukılavuzfaydalı bir kaynak olabilir.
Resmi Mektup Nasıl Yazılır
Ne yazacağını ve nasıl resmi bir mektup yazacağını bilmek, şüphesiz profesyonel hayatın boyunca tekrar tekrar kullanacağın bir beceridir. Resmi mektuplar söz konusu olduğunda, doğru biçimi takip etmek, gerçekte yazdıklarınız kadar önemlidir.
Adım 1: Bilgi Toplayın
Mektubunuzu yazmak için kendiniz ve yazdığınız kişi hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. Adresinizi ve sizinle ilgili mektubun amacını destekleyen herhangi bir bilgiyi eklemeniz gerekecektir.
Mektubunuzun alıcısı hakkında ihtiyacınız olan bilgiler şunları içerir:
- Ad Soyad
- Ünvanı (Dr., Muhterem, Mrs.)
- Şirket veya kuruluş adı
- Posta adresi
Resmi bir mektup gönderirken, bunu belirli bir kişiye iletmek en iyi uygulamadır. Mektubunuzu kime ileteceğinizden emin değilseniz, şirketin web sitesini kontrol edebilir veya doğrudan onları arayabilirsiniz. Kişinin unvanını bilmiyorsanız veya erkek mi kadın mı olduğundan emin değilseniz, kişinin tam adını tek başına kullanabilirsiniz.
Tüm bu bilgileri mektubunuzu yazarken kolayca bulabileceğiniz tek bir yerde saklayın. Bu, gerçek mektup yazma sürecini kolaylaştıracaktır.
2. Adım: Biçimlendirme
Resmi mektuplar için genel kabul görmüş standart bir format vardır. Bu formata bağlı kalın ve durumun formalitesine saygı duyduğunuz ve formatı araştırmak için çaba sarf ettiğiniz izlenimini vereceksiniz. Purdue Çevrimiçi Yazma Laboratuvarı resmi bir mektubu biçimlendirmek için özel yönergeler sunar:
- 12 noktalı yazı tipi
- Times New Roman yazı tipi
- Tek satır aralığı
- 1,5 inç kenar boşlukları
- Blok formatı
- Sola hizalama
- Bu örnekteki gibi yazılmış tarihler: 14 Mart 1999 (ayın hecelenmesi ve yıl dört haneli olarak)
Adım 3: Başlık
Başlık, adresinizi ve tarihinizi içerir; adını başlığa yazmıyorsun. E-posta adresinizi ve telefon numaranızı başlığa eklemek kabul edilebilir ancak zorunlu değildir. Başlık, belgenin sol üst köşesinde blok biçiminde yer alır; bu, her satırın doğrudan sonuncunun altında başladığı anlamına gelir.
Bir e-posta adresi eklerseniz, bunun profesyonel olduğundan emin olun. catRcute@wahoo.com gibi bir e-posta adresi olgunlaşmamış ve profesyonellikten uzak görünecektir. Mümkün olduğunda, yalnızca adınızı ve soyadınızı kullanan bir e-posta adresi oluşturun. Aynı standart bir telefon numarası eklemek için de geçerlidir. Yalnızca kolayca ulaşabileceğiniz veya sizin için mesaj bırakma seçeneğinin olduğu bir numara ekleyin.
Adım 4: İçerideki Adres
İçerideki adres, yazdığınız kişinin adını ve adresini içerir. Oxford Sözlükleri mektubunuzun bu bölümünün başlığın dört satır altından başlaması gerektiğini paylaşıyor. Alıcının unvanı ve tam adı ile başlayın. Kişinin adını bilmiyorsanız, yalnızca unvanını kullanabilirsiniz, ancak mektuba belirli bir kişiye hitap etmek en iyisidir. İsmin altına tüm kelimeler yazılı olarak adresi yazacaksınız. Örneğin, kısaltılmış 'st.' yerine 'Street' kullanmalısınız.
Adım 5: Selamlama
Selamlama temelde bir selamlamadır, örneğin biriyle yüz yüze tanışıp 'Merhaba' dediğinizde olduğu gibi. Bu bölüm, iç adresin iki satır altında başlamalıdır. Göre en yaygın kullanılan resmi selamlama yazmak , 'Sevgili.' Ardından, alıcının başlığını ve adını iki nokta üst üste ekleyerek eklersiniz. Örneğin, 'Sevgili Bay Jones:' diyebilirsiniz.
Adım 6: Vücut
Bir mektubun gövdesi gerçek mesajınızdır. Resmi bir mektupta, amacınıza bağlı olarak vücutta bir ila üç paragraf arasında herhangi bir yere sahip olabilirsiniz.
- İlk paragraf - kendinizi ve yazma amacınızı tanıtın
- İkinci paragraf - amacınızı destekleyen kısa bilgiler sağlayın
- Üçüncü paragraf - alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin ve sağlanan ek materyallere atıfta bulunun
Mektubun gövdesi, selamlamanın iki satır altına yerleştirilmelidir, böylece aralarında bir satır atlayacaksınız.
7. Adım: Kapatma
Kapanış, bir mektupta nasıl veda ettiğinizdir. Gövdeden sonra bir satır atlayın ve kapanışınızı yazın. Sonra seninkapanış cümlesialtına birkaç satır bırakmak istiyorsanız, tam adınızı yazın. Bıraktığınız alan, mektubu fiziksel olarak imzaladığınız yer olacaktır. Kabul edilebilir resmi kapanışlar şunları içerir:
- Saygılarımla
- İçtenlikle
- En iyi dileklerimle
Kapanışınızı mutlaka virgülle takip edin.
8. Adım: Düzenleme
Göndermeden önce resmi bir mektubun biçimini, yazımını ve dil bilgisini kontrol etmek çok önemlidir. Detaylara gösterilen bu tür dikkat, iş ahlakınızı ve takip etme yeteneğinizi gösterir. Başlangıç noktası olarak bilgisayarınızdaki yazım denetimi seçeneğini kullanabilirsiniz. Bunu yaptıktan sonra, başka birinden belgeyi incelemesini istemek iyi bir fikirdir. Daha sonra mektubu tamamlamadan önce kendiniz bir kez daha kontrol etmelisiniz. Düzenleme sırasında siz ve seçtiğiniz gözden geçiren kişi aşağıdakileri aramalısınız:
- Doğru yazım ve kelime kullanımı
- Doğru noktalama işaretleri
- Boşluk ve yazı tipi
- Doğru gramer kullanımı
- Harf tonu - sıcak, saygılı ve profesyonel olmalıdır
- Argo kelimeler ve kasılmalar içermez
- Alıcı için uygun başlık
- Gönderici ve alıcı için doğru iletişim bilgileri
En İyi İlk İzlenim
Resmi bir mektup, genellikle tanışmadığınız bir profesyonele sizinle ilgili ilk izlenimi verir. Standart biçimlendirme yönergelerini izleyin, ciddiye alınacaksınız ve saygı duyulacaksınız.
